K様のExcelレッスン(データ集計、表示形式)

 今年も我慢のGWとなりましたが、みなさんいかがお過ごしですか?長い人だと6、7日もお休みで10日からお仕事という方もいらっしゃるようですね。いちばん☆星の営業は暦通りでした。4月30日は連休の谷間でしたが、前日にご連絡をいただいていたK様の個別レッスンを実施しました。

 K様は、お仕事でExcelを使用されていて、操作で分からない所があるため教えて欲しいとのことでした。実際に使用されているファイルを確認すると、きちんと作り込まれている集計フォームにデータ入力されていました。データ集計の方法と日付の入力がうまくいかないとのことで、入力内容を確認するといくつかの事が分かりました。入力項目にフィルターが設定されてあったが、フィルターの機能や使い方を知らなかったこと。フィルターで日付を絞り込むと、全角で入力された日付データが何件かあり、曜日を参照しているセルの表示形式に曜日を表示するように設計されていたが曜日のセルもエラーとなっていて、曜日のセルには手入力されていました。

 業務で利用していると、前任者やグループが作られて共同して作業するテンプレート(ひな形)ファイルがありますが、どのような仕組みで作られているか理解できないと、エラーになったり、正しく入力されない事があり、共同作業者に迷惑をかけてしまう恐れがあります。

 フィルターは設定されていたので、フィルターの操作方法をお伝えしました。その過程で、全角の月日が混在している事が分かり、データの入力形式の修正を提案しました。また、表示形式を変更することで見せ方を変えることができることをお伝えして、この日のレッスンを修了しました。

 COUNTIF関数を使えば、条件に合ったデータの集計を自動化できるのですが、現在のK様のスキルでは関数の扱いが難しいため、データ形式を揃えること、フィルターの操作になれてもらうことを優先しました。

 今回レッスン概要を独自サンプルを作成して以下にまとめました。フィルターでデータを絞り込む方法が分からないかたは是非ご参考にして見てください。

1.多数の入力データから特定のデータを絞り込む方法

Excelには、売上データやアンケートなど多数のデータを入力して、集計する機能があります。必要なデータを目視、手作業で探していたら日が暮れてしまいます。

1-1.絞り込むデータのラベルを選択する

 データを絞り込む方法は、データの絞り込みを行いたいラベルのセルを選択してから、リボンのデータタブからフィルターを選択します。

フィルターが設定されると、セルに下向き三角(逆三角)が追加される。

1-2.フィルターで絞り込み

絞り込みたいデータラベル(下記例は、お買い上げ商品)の下向き三角(逆三角)をクリックすると、その列に入力されたデータの一覧がテキストフィルターに表示されます。サンプルには唐揚げと餃子の二つのデータのみですが、入力された項目が多ければ表示される数も多くなります。いったんすべて選択をクリックして全選択を解除してから、絞り込むデータ(この場合は唐揚げ)の□を選択してOKを押します。

 テキストフィルターで絞り込むと、唐揚げと入力された行だけが表示され、このデータでは4月5日に2件、28日に1件、合計3件お買い上げされたことが分かります。絞り込んだ結果、該当するデータを集計したい場合は、COUNTIF関数を使うと集計することができます。関数については、別の機会にご紹介したいと思います。

 02.Excelでの日付入力

 基本的にExcelは、セルに5月6日と入力をすれば、日付として自動的に認識されます。日付のセルをダブルクリックすると、西暦/月/日というルールで入力されているのがわかります。西暦を入力した覚えはないけれど、西暦まで入力してくれているのがわかります。Excelはデータに応じて適切な表示がされるようにプログラムされています。

 なぜ西暦が表示されないかというと、表示形式で月日だけが表示されるように設定されているからです。日付のセルを右クリック→セルの書式設定の表示形式タブでセルに設定されている表示形式を確認することができます。カレンダーの種類を和暦にすれば、令和3年5月6日のような表示形式に変更することが可能です。

 同じ入力データなのに、表示形式が違うだけで全然別の表示に変わってしまうため、なんとなくExcelを使ってきたという方が、人が作成したExcelで作業をしようとすると、なんでこうなるの?と頭を抱えてしまいます。

02-02.表示形式

02-03.半角と全角の日付が混在すると

 Excelは全角と半角のデータは別のデータとして扱われます。Microsoft365では、全角で入力された月日も自動で半角に変換されますが、表示形式を文字列に選択して全角の4月29日を入力すると下記の図のように半角の4月29日と全角の4月29日が混在することになります。こうなると、先ほどご紹介したフィルターで半角と全角の4月29日どちらも選択しなければなりませんので無駄に手間です。入力するデータ形式をどのようにするか、作業を始める前に統一すると効率よくデータ集計を行うことができます。